Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento de datos

 

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

 

AYASOFT SpA

 

Sitio web: www.ayasoft.cl

 

Correo para consultas y ejercicio de derechos: contacto@ayasoft.cl

 

AYASOFT determina las finalidades y los medios mediante los cuales se tratan los datos personales recopilados a través de su sitio web, formularios de contacto y canales digitales oficiales.

 

2. Ámbito de aplicación

 

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales de:

 

• Personas que visiten el sitio web de AYASOFT.

• Personas que completen el formulario de contacto.

• Personas que envíen consultas mediante el correo corporativo.

• Personas que se suscriban voluntariamente al boletín, cuando esta funcionalidad se encuentre habilitada.

• Personas que interactúen con las redes sociales oficiales de AYASOFT, actualmente LinkedIn.

• Representantes o contactos de empresas que soliciten información, reuniones, cotizaciones, asesorías o servicios.

 

Esta Política no regula los tratamientos realizados exclusivamente por clientes de AYASOFT dentro de sus propios sistemas o bajo sus propias finalidades.

 

3. Datos personales recopilados

 

A través del formulario de contacto de www.ayasoft.cl, AYASOFT recopila los siguientes datos:

 

• Nombre.

• Apellido.

• Correo electrónico.

• Teléfono.

• Empresa o compañía.

• Cargo.

 

El formulario de contacto no solicita actualmente RUT, archivos adjuntos ni categorías especiales de datos personales.

 

AYASOFT podrá solicitar posteriormente otros antecedentes cuando sean estrictamente necesarios para preparar una cotización, formalizar una relación contractual, prestar un servicio o cumplir una obligación legal. En esos casos, se informará la finalidad correspondiente.

 

El sitio y sus proveedores tecnológicos también pueden generar información técnica, como fecha y hora del envío, dirección IP, navegador, dispositivo, registros de seguridad y datos necesarios para detectar envíos automatizados o prevenir abusos.

 

4. Formas de recopilación

 

Los datos personales pueden recopilarse mediante:

 

• El formulario de contacto de www.ayasoft.cl.

• Correos electrónicos enviados voluntariamente a AYASOFT.

• Solicitudes de información, reuniones o cotizaciones.

• Suscripción voluntaria al boletín, cuando se encuentre habilitada.

• Interacciones realizadas mediante redes sociales oficiales.

• Reuniones, llamadas u otros contactos iniciados por la persona o por la empresa que representa.

• Registros técnicos generados por Wix, Google Workspace y Google reCAPTCHA para la operación y seguridad del sitio.

 

AYASOFT no incorporará automáticamente a una persona a campañas publicitarias por el solo hecho de haber enviado una consulta mediante el formulario de contacto.

 

5. Finalidades y fundamento del tratamiento

 

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

 

• Responder consultas y solicitudes de información.

• Contactar a la persona que envió el formulario.

• Coordinar reuniones, demostraciones o llamadas.

• Evaluar necesidades y preparar cotizaciones o propuestas.

• Gestionar oportunidades comerciales iniciadas por la persona o empresa interesada.

• Prestar servicios, asesorías o consultorías contratadas.

• Entregar soporte y atención posterior.

• Mantener evidencia de las comunicaciones y solicitudes recibidas.

• Prevenir spam, fraude, accesos no autorizados y otros incidentes de seguridad.

• Cumplir obligaciones legales, contractuales, tributarias o judiciales.

• Enviar boletines o comunicaciones comerciales únicamente cuando la persona se haya suscrito voluntariamente o exista otro fundamento legal aplicable.

 

Cuando la persona completa y envía el formulario, sus datos se utilizan para atender la solicitud que ella misma ha iniciado. El envío del formulario no implica autorización automática para recibir publicidad o campañas comerciales ajenas a dicha consulta.

 

AYASOFT no utilizará los datos para finalidades incompatibles con aquellas informadas, salvo que exista una nueva base jurídica o se solicite una autorización específica cuando corresponda.

 

6. Proveedores y herramientas tecnológicas

 

Para operar el sitio y gestionar los formularios, AYASOFT utiliza actualmente:

 

Wix, para el alojamiento, administración del sitio web, gestión del formulario y almacenamiento de los envíos.

Wix Forms, para recibir y administrar los formularios de contacto.

Google Workspace, para recibir las notificaciones, almacenar correos corporativos y responder las consultas.

Google reCAPTCHA, para proteger el formulario frente a bots, spam y envíos automatizados.

 

Estos proveedores pueden tratar datos por cuenta de AYASOFT conforme a sus condiciones contractuales, políticas de privacidad, medidas de seguridad y acuerdos de tratamiento de datos.

 

AYASOFT no declara como activas herramientas de analítica, publicidad o seguimiento que no hayan sido verificadas e implementadas. Antes de incorporar nuevas herramientas que traten datos personales o utilicen cookies no esenciales, se actualizará esta Política y se implementarán los mecanismos de información o consentimiento que correspondan.

 

7. Cookies y tecnologías similares

 

El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para:

 

• Mantener el funcionamiento y seguridad del sitio.

• Recordar configuraciones técnicas.

• Prevenir spam y uso automatizado.

• Permitir el funcionamiento de Wix y Google reCAPTCHA.

 

Cuando se incorporen cookies de analítica, publicidad, elaboración de perfiles o seguimiento que no sean estrictamente necesarias, AYASOFT informará su utilización y habilitará los mecanismos para aceptar, rechazar o configurar dichas cookies, según corresponda.

 

Las personas también pueden administrar o eliminar cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de determinadas cookies técnicas puede afectar el funcionamiento de algunas secciones del sitio.

 

8. Almacenamiento, accesos y seguridad

 

Los datos enviados mediante el formulario pueden quedar almacenados en:

 

• El panel de Wix y Wix Forms.

• Los registros de mensajes o contactos asociados al sitio.

• Las cuentas corporativas de Google Workspace que reciben las notificaciones.

• Los respaldos y registros técnicos administrados por los proveedores.

 

El acceso administrativo al sitio web, a los formularios y a los registros asociados se encuentra restringido exclusivamente a los socios autorizados por AYASOFT, mediante cuentas corporativas individuales, roles y permisos definidos y mecanismos de autenticación reforzada. No existen terceros con acceso administrativo permanente.

 

AYASOFT aplica medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, entre ellas:

 

• Cuentas nominativas e individuales.

• Verificación en dos pasos.

• Métodos de recuperación de cuenta.

• Control de roles y permisos.

• Revisión de inicios de sesión.

• Uso de conexiones seguras.

• Protección mediante reCAPTCHA.

• Restricción del acceso a personas autorizadas.

• Protección de los dispositivos utilizados.

• Revisión y eliminación de información que deje de ser necesaria.

 

Wix, Google Workspace y Google reCAPTCHA pueden procesar o respaldar información mediante infraestructura internacional. AYASOFT mantendrá identificados los proveedores y las condiciones contractuales aplicables, sin que sea necesario conocer el servidor físico exacto en que se encuentra cada archivo.

 

Ninguna medida permite garantizar una seguridad absoluta. Ante un incidente, AYASOFT adoptará acciones razonables para contenerlo, investigar sus efectos y cumplir las obligaciones legales aplicables.

 

9. Plazo de conservación

 

Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recopilados.

 

Se aplicarán los siguientes criterios:

 

• Las consultas abiertas se conservarán mientras estén siendo atendidas.

• Las oportunidades comerciales se conservarán mientras exista una gestión o seguimiento vigente.

• Las consultas cerradas y sin continuidad se conservarán por un plazo máximo de 12 meses desde la última interacción y posteriormente serán eliminadas o depuradas.

• Los registros de prueba, spam y envíos manifiestamente improcedentes serán eliminados oportunamente.

• Cuando una consulta derive en una cotización, contrato o prestación de servicios, los antecedentes necesarios podrán conservarse durante la vigencia de la relación y posteriormente durante los plazos legales, contractuales, tributarios o probatorios aplicables.

• Los datos utilizados para el envío de boletines se conservarán hasta que la persona retire su consentimiento o solicite dejar de recibirlos.

• Podrá conservarse un registro mínimo de exclusión cuando sea necesario para respetar una solicitud de no contacto.

 

La eliminación deberá considerar, cuando corresponda, tanto los registros almacenados en Wix como las notificaciones o copias existentes en Google Workspace.

 

10. Comunicación de datos y destinatarios

 

AYASOFT no vende ni arrienda datos personales.

 

Los datos podrán ser tratados o comunicados exclusivamente cuando:

 

• Sea necesario para responder la consulta o prestar el servicio solicitado.

• Deban ser procesados por proveedores tecnológicos que apoyan la operación del sitio, el formulario o el correo corporativo.

• Sea necesario para gestionar una cotización, contrato o relación comercial.

• Exista una obligación legal, requerimiento judicial o solicitud de una autoridad competente.

• La persona haya autorizado expresamente una comunicación adicional.

• Sea necesario para formular, ejercer o defender derechos de AYASOFT o de terceros.

 

Los proveedores tecnológicos sólo deben tratar los datos dentro del ámbito de los servicios contratados y conforme a sus obligaciones contractuales y legales.

 

La información estadística debidamente anonimizada, que no permita identificar directa o indirectamente a una persona, no se considera dato personal.

 

11. Derechos de las personas titulares

 

Las personas podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable, incluyendo, según corresponda:

 

• Acceso a sus datos personales.

• Rectificación de datos inexactos o desactualizados.

• Supresión o eliminación.

• Oposición a determinados tratamientos.

• Bloqueo temporal.

• Portabilidad, cuando resulte legal y técnicamente aplicable.

• Retiro del consentimiento, cuando el tratamiento se funde en éste.

 

Para ejercer sus derechos, la persona deberá escribir a:

 

contacto@ayasoft.cl

 

La solicitud deberá contener únicamente la información necesaria para identificar a la persona y localizar sus datos, como:

 

• Nombre.

• Correo electrónico utilizado.

• Canal mediante el cual se contactó.

• Derecho o solicitud que desea ejercer.

 

AYASOFT podrá solicitar antecedentes adicionales cuando sean estrictamente necesarios para verificar la identidad y evitar que los datos sean entregados, modificados o eliminados por una persona no autorizada.

 

Las solicitudes serán atendidas gratuitamente y dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente.

 

12. Redes sociales

 

AYASOFT puede mantener presencia en redes sociales oficiales, actualmente LinkedIn.

 

Cuando una persona interactúa con AYASOFT mediante una red social, sus datos también son tratados por la plataforma correspondiente conforme a sus propias condiciones y políticas de privacidad.

 

AYASOFT utilizará las interacciones para:

 

• Responder mensajes y comentarios.

• Atender consultas.

• Gestionar comunicaciones institucionales.

• Moderar contenidos cuando sea necesario.

• Derivar una solicitud a un canal corporativo cuando corresponda.

 

AYASOFT no incorporará automáticamente los datos visibles en redes sociales a bases independientes de marketing ni los utilizará para finalidades distintas sin informar previamente al titular y contar con un fundamento legal aplicable.

 

13. Modificaciones y vigencia

 

AYASOFT podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos, organizativos o relacionados con los servicios y proveedores utilizados.

 

La versión vigente estará disponible permanentemente en www.ayasoft.cl e indicará su fecha de última actualización.

 

Cuando una modificación sea relevante para las personas o cambie sustancialmente la forma en que se utilizan sus datos, AYASOFT adoptará medidas razonables para informar el cambio.

 

14. Carácter informativo de la Política

 

Esta Política tiene carácter informativo y se encuentra disponible para que las personas conozcan cómo AYASOFT trata y protege sus datos personales.

 

La navegación por el sitio no se considerará, por sí sola, una aceptación general de todos los tratamientos descritos ni una autorización para recibir publicidad.

 

Cuando un tratamiento requiera consentimiento, éste será solicitado mediante una manifestación específica, informada y separada de otras finalidades.

 

El envío voluntario del formulario permite a AYASOFT utilizar los datos proporcionados para responder la consulta y gestionar la solicitud iniciada por la persona, sin extender automáticamente ese uso a campañas publicitarias o comunicaciones comerciales no solicitadas.

 

La Ley N.º 19.628 continúa siendo el régimen general vigente a la fecha, mientras que las modificaciones introducidas por la Ley N.º 21.719 entran en vigor el 1 de diciembre de 2026. La reforma reconoce expresamente, entre otros, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad, y exige mecanismos sencillos para ejercerlos.